Projectmanagement heeft als doel om projecten te beheersen. Projectmanagement software draagt daaraan bij door structuur te brengen in je projectbeheersing. Bij het beheersen van een project denk je waarschijnlijk gelijk aan geld, ofwel het bewaken van het budget. Dat is inderdaad een onderdeel van projectbeheersing, maar het gaat verder dan dat. Projectbeheersing gaat over de scope, planning, kosten en kwaliteit van een project en de balans daartussen. Zo bewaak je, met de juiste projectmanagement software, de voortgang van een project, om uiteindelijk het beoogde eindresultaat te behalen. Want daar gaat het uiteindelijk om: zo efficiënt en effectief mogelijk het project succesvol afronden.
Projecten beheersen: hoe doe je dat?
De belangrijkste pijlers van ieder project zijn: scope, planning, kosten en kwaliteit. Projectbeheersing gaat over tijd,geld, kwaliteit, organisatie en informatie, om een project uiteindelijk succesvol af te ronden. Goede projectbeheersing draagt bij aan de sturing van het project en het behalen van de projectdoelstellingen. Om projectbeheersing werkend te krijgen zul je aantal zaken in orde moeten hebben:
- Capabele projectmanager. Het project wordt beheerst door de projectmanager. Hij of zij moet dus capabel zijn om het project op een goede manier te beheersen.
- Juiste expertise en capaciteit in huis. Heb je alles in huis om het project goed uit te voeren of heb je externe expertise en/of capaciteit nodig? Zorg voor de juiste kennis en mensen om een project goed te kunnen beheersen.
- Structuur toepassen. Met een overzichtelijke structuur is een project beter en makkelijker te beheersen. Een projectmanagementtool kan die structuur brengen.
Risico’s beperken en kansen benutten
Door je project goed te beheersten met efficiënt projectmanagement, beperk je de risico’s die op de loer liggen tijdens de uitvoering van het project. Je hebt immers over alle zaken van het project goed nagedacht: tijd, geld, kwaliteit, organisatie en informatie. Je weet dus ook waar, wanneer en in welke projectfase eventuele risico’s kunnen optreden. Daar kun je vooraf op anticiperen door maatregelen te nemen en zodoende risico’s te beperken. Projectbeheersing biedt tevens de kans om proactief op kansen in te spelen. Je hebt de lopende zaken met goed projectmanagement onder controle. Zo houd je ruimte over om kansen te benutten.
Projectbudget bewaken
Een belangrijk onderdeel, en tevens het onderdeel waar de meeste mensen meteen aan denken bij projectbeheersing, is budgetbewaking. Door je project goed te beheersen zit je kort op je budget. Hoeveel uren en kosten zijn er begroot en wat is er daadwerkelijk besteed? Beheers je project goed om grip te houden op je budget. Zo kom je niet voor onaangename verrassingen te staan. Projectmanagementtools helpen je het projectbudget in kaart te brengen, te faseren en controleren.
Kwaliteitsbewaking van het project
Hoe houd je grip op de kwaliteit van het project en zorg je dat alle opleveringen voldoen aan de juiste kwaliteitseisen? Door het project op te delen in projectfases is de kwaliteit van het project beter managen. Stel duidelijk kwaliteitseisen op en controleer ieder projectfase op de kwaliteitseisen die je vooraf hebt gesteld. Projectmanagement software helpt ook de kwaliteitsbewaking van je project in te richten. Projectbeheersing gaat dus ook zeker over kwaliteitsbewaking; een belangrijke taak van de projectmanager.
Bewaak je scope met projectbeheersing
Een scope is een omschrijving van dat wat gedaan moet worden. Een scope geeft antwoord op de vraag wat er wel bij een project hoort en wat niet. Zo bepaal je als het ware de reikwijdte van het project en baken je de kaders van je project af. Met projectbeheersing bewaak je dus de scope. Ofwel, door je project goed te beheersen blijf je binnen de lijntjes.
Documenten beheren en archiveren
Beheer de documenten die essentieel voor het project, zoals vergunningen, uittreksels en overeenkomsten, overzichtelijk en centraal. Zo kun je ze er altijd weer bij pakken wanneer een situatie dat vereist. Projectbeheersing gaat dus ook over het beheren en archiveren van documenten. Een projectmanagementtool biedt uitkomst: een centrale omgeving waarin alle documenten bewaard worden. Goed documentmanagement draagt bij aaneen soepel verloop van het project. Voorkom vertraging door “zoekgeraakte papieren” of “dat zal ik even op moeten vragen”.
Projectorganisatie in kaart
Wie doet wat in het projectteam? Iedere projectmedewerker heeft z’n eigen rol. Ook die taken en verantwoordelijkheden moeten bewaakt worden met projectbeheersing. Loopt iedereen nog in de lijn die je vooraf hebt uitgestippeld in je projectplan? Projectbeheersing gaat dus ook over het beheersen van de projectorganisatie. Projectmanagement software helpt je handen en voeten te geven aan de rollen en verantwoordelijkheden in een project. In een goede projectmanagementtool kun je eenvoudig en snel taken toewijzen en controleren.
Een projectplan met projectstructuur
Om een project te kunnen beheersen, heb je een projectplan nodig om te kunnen beheersen. Met een projectplan geef je structuur aan een project, waardoor het ook te beheersen is. In een projectplan zijn duidelijke projectfases opgenomen, met doelstellingen, mijlpalen, taken en verantwoordelijkheden. Kortom, de basis om een projectmanagementtool in te richten.
Behaal je projectdoelstellingen met projectbeheersing
Een project heeft altijd een kop en een staart, een begin en een eind. Dat einde is je eindresultaat. Van tevoren definieer je wat dat moet zijn, met een projectdoelstelling. Die doelstelling kun je weer opdelen in tussentijdse projectdoelstellingen. Zo wordt je project een stuk inzichtelijker,beter te behappen en dus ook beter te beheersen. De kans dat je de doelstellingen haalt, is dan ook een stuk groter met goede projectbeheersing.
Trends en ontwikkelingen monitoren
Onderdeel van projectbeheersing is ook het monitoren van trends en ontwikkelingen tijdens de gehele projectperiode. Dit heeft dus niets te maken met het beheersen van voorafgaand gedefinieerde zaken, zoals bijvoorbeeld tijd, geld en kwaliteit, maar juist met nieuwe zaken die invloed kunnen hebben op het project. Ook dat is onderdeel van projectbeheersing. Kijk dus niet alleen naar wat je al weet, maar ook hoe het eventueel beter of anders kan, door naar trends en ontwikkelingen te kijken die gaande zijn. Verandert er bijvoorbeeld iets in de regelgeving in de bouwsector, waar je met je bedrijf rekening mee moet houden en wat invloed heeft op je project? Of is er een nieuwe beweging gaande in de voedselindustrie waar je op in kunt spelen met je project? Kortom, projectbeheersing gaat ook over het monitoren van trends en ontwikkelingen.
