Goede bedrijfssoftware vinden kan lastig zijn. Maak uw zoektocht makkelijker via Zakelijkesoftware.com.

Project Management

Communicatie tools; verbeter de communicatie

communicatie

Één van de factoren die zorgt voor de meeste frictie binnen projecten is een slechte communicatie. Het kan hierbij gaan om zowel de interne als de externe communicatie. Onder interne communicatie verstaan we de communicatie binnen een projectteam. De externe communicatie bij projecten is gericht op externe stakeholders. Denk aan een opdrachtgever of een zakenpartner van een ander bedrijf. Om de communicatie in projectteams te verbeteren kun je een online tool gebruiken. Er zijn verschillende tools die communiceren makkelijker maken en ervoor zorgen dat informatie op de goede manier aan de juiste personen doorgegeven wordt. 

In dit artikel lees je meer over het inrichten van de communicatie binnen een project, tools die je hierbij kunnen helpen en andere aandachtspunten. Hoe richt jij de projectcommunicatie momenteel in? 

Aandachtspunten bij het inrichten van projectcommunicatie 

Bij projectcommunicatie zijn er verschillende aandachtspunten waar rekening mee gehouden dient te worden. Denk bijvoorbeeld aan het feit dat leden van een projectteam steeds vaker op flexplekken werken. Dit kan thuis zijn, op een flexplek binnen je kantoorpand of bijvoorbeeld bij een klant. Het maakt de communicatie binnen projectteams lastiger. Door gebruik te maken van cloud oplossingen heeft ieder lid van een projectteam toegang tot de laatste informatie over het project. Cloud oplossingen zijn altijd en overal te gebruiken, op een computer, tablet en zelfs op je mobiele telefoon. 

Verschillende subgroepen binnen een projectteam 

Ook is het belangrijk om naar de indeling van een projectteam te kijken. Steeds vaker wordt er gewerkt middels de agile methodiek, waarbij mensen met verschillende disciplines in hetzelfde projectteam samenwerken. Kijk bijvoorbeeld eens naar de samenstelling van een DevOps-team voor de ontwikkeling van software. Voorheen was het gebruikelijk dat designers hun werk deden, om het tussentijdse product vervolgens door te sturen naar de ontwikkelaars die het op hun beurt doorstuurden naar de testers. Tegenwoordig werken deze mensen met elkaar samen en vaak ook tegelijkertijd. Door steeds kleine stukjes van een project op te leveren is tussentijds schakelen heel eenvoudig. 

Het kan verstandig zijn om hier in de communicatie rekening mee te houden. Dit betekent dat er een centraal communicatiepunt gemaakt wordt waarbij alle disciplines aangesloten zijn. Zo’n centraal punt kan gecombineerd worden met individuele communicatiekanalen per discipline. Op deze manier blijft de communicatie voor iedereen overzichtelijk. 

Wekelijks evaluatiemoment met het team 

Om er zeker van te zijn dat ieder lid van het projectteam op de hoogte is van de laatste ontwikkelingen, kan het verstandig zijn om een wekelijks evaluatiemoment te organiseren. Vaak wordt zo’n meeting ook wel “stand-up” genoemd, door het informele karakter hiervan. Ieder teamlid krijgt de mogelijkheid om te vertellen waar hij of zij staat, wat hun eventuele knelpunten zijn en wat er voor de komende week op de planning staat. Op deze manier blijft overzichtelijk waar ieder teamlid aan werkt en wat de status van het algehele project is. 

Volgens de agile methodiek wordt zo’n “stand-up” niet wekelijks georganiseerd, maar eens per dag. Aan het begin van de dag komt het team samen om te evalueren wat gedaan is en wat er nog gedaan moet worden. Mede door het feit dat teamleden lang niet altijd op hetzelfde moment op dezelfde plek zijn, blijkt dit in de praktijk vaak lastig te organiseren. Hiernaast is het bij veel projecten voldoende om eens per week samen te komen. 

Nieuwsbrief voor leden van een projectteam 

Vergelijkbaar met een wekelijkse “stand-up”, is het versturen van een nieuwsbrief naar teamleden. Deze taak kan een projectmanager op zich nemen, als hoofd van het project. Hij of zij is immers degene die een goed beeld heeft van de stand van zaken en de projectfases die de komende periode moeten worden uitgevoerd. Een korte nieuwsbrief zorgt ervoor dat ieder teamlid op de hoogte is van de laatste ontwikkelingen binnen een project.

Tools voor de communicatie binnen projecten 

Er zijn verschillende online tools te vinden, die kunnen helpen bij het inrichten van de projectcommunicatie. Vaak zit een dergelijke tool inbegrepen in een uitgebreider pakket voor projectmanagement. Projectmanagement software wordt door verschillende aanbieders aan Nederlandse ondernemers aangeboden. Kijk bijvoorbeeld eens naar de software van Exact, Jira, Teamleader en AFAS Software. 

Losse tools voor projectmanagement communicatie 

Naast deze projectmanagement software zijn er verschillende losse tools voor de communicatie in projecten. Onderstaand hebben we een aantal van deze (gratis) projectmanagement communicatie tools voor je op een rijtje gezet. 

#1: Slack 

Één van de meest populaire tools voor de projectcommunicatie is Slack. Deze tool kan tot op zekere hoogte gratis gebruikt worden, waarbij enkel een limiet gesteld wordt aan het aantal gearchiveerde berichten. Binnen Slack is het mogelijk verschillende kanalen aan te maken, die open of afgesloten zijn voor bepaalde groepen leden. Ook het versturen van berichten naar individuele gebruikers behoort tot de mogelijkheden. 

#2: Skype 

Vergelijkbaar met Slack is Skype. Ook Skype is gratis te gebruiken en biedt de mogelijkheid om groepen aan te maken of berichten naar individuele teamleden te versturen. Een voordeel van Skype is de mogelijkheid om met elkaar te bellen. Dit kan zowel met als zonder het gebruik van een webcam. 

Gerelateerd
Project Management

Gratis Planning & Project Software

Project Management

Ideale Projectmanagement Beheersing

Project Management

Hoe maak je een Projectplanning?

Project Management

Projectadministratie

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *