Document Management Software

Koopgids Document Management Software

Ieder bedrijf met documenten. De inhoud verschilt van bedrijf tot bedrijf, maar het goed omgaan met documenten is voor iedere organisatie van groot belang. Om ervoor te zorgen dat alles optimaal blijft verlopen, dient document management uitgevoerd te worden. Je wilt niet per ongeluk bestanden kwijtraken maar tegelijkertijd wil je ook niet bestanden te lang en onnodig bewaren. Document management houdt alles omtrent je bestanden bij. Om deze taak nog eenvoudiger te maken, is het aanschaffen van Document Management Software een aanrader. Maar welke Document Management Software is het meest geschikt voor jouw organisatie?

Document management

Document management staat ook wel bekend als DM. Hiertoe behoren alle activiteiten omtrent bestanden en documenten. Gegevens dienen goed bewaard te blijven en toegankelijk te zijn voor werknemers die ze nodig hebben. Ook moet de informatiebehoefte efficiënt ingericht worden en moeten werknemers elkaar niet in de weg zitten als het gaat om het gebruik maken en aanpassen van documenten. Document management zorgt hiervoor en zorgt er tevens voor dat documenten altijd beschikbaar zijn. Naast de kwaliteitsbewaking grijpt document management ook in wanneer doelstellingen niet gehaald worden. Voor een goede workflow is document management op maat van groot belang. Document Management Software kan deze discipline automatiseren en werknemers flink wat tijd en moeite besparen.

Functionaliteiten van Document Management Software

Document management is een uitgebreide discipline waar vele taken toe behoren. Het zal je dan ook niet verbazen dat Document Management Software beschikt over diverse functionaliteiten. De belangrijkste functies worden hieronder voor je op een rij gezet:

1. Een gezamenlijke en overzichtelijke digitale werkruimte.
2. Overzichtelijke kalender voor deadlines.
3. Opslag van bestanden en altijd toegang wanneer nodig.
4. Heldere agenda.
5. Eenvoudig versturen van bestanden.
6. Beheren van diverse projecten.
7. Consistentie qua huisstijl over de gehele linie.

De beste Document Management Software voor jouw organisatie

Document Management Software beschikt sowieso over de hierboven genoemde functies, maar dit zijn bij lange niet alle functionaliteiten die mogelijk zijn. Wij hebben de beste software van dit moment voor je op een rij gezet. Hier zie je grote namen de revue passeren zoals Bitrix24, Bynder, Pandadoc en Widen. Op deze wijze behoud je veel beter het overzicht over al jouw documenten. Bovendien kunnen medewerkers nu sneller de voor hen relevante bestanden vinden, aanpassen en weer opslaan. Dit leidt tot een betere workflow. Bovendien scheelt het werknemers een hoop moeite, want het is eenvoudiger dan ooit om documenten te vinde

Gerelateerde terminologie

• Document Management software wordt ook wel Document Management Solution genoemd (DMS)
• Digital Asset Management (DAM) software heeft overeenkomsten met Document Management Software.

Veel gestelde vragen (FAQ)