Als organisatie ontkom je er niet aan; het opstellen van facturen. Facturen maken is voor velen een lastige, tijdrovende klus. Uit welke elementen moet een factuur bijvoorbeeld bestaan? Is het mogelijk om het maken van facturen makkelijker te maken met online factuurprogramma’s? Enzovoorts. In dit artikel gaan we dieper in op het maken van facturen en alles dat daarbij komt kijken! Een factuur maken hoeft namelijk niet lastig te zijn, mits je weet uit welke elementen deze moet bestaan. Vergeet bijvoorbeeld niet om een uiterste betaaldatum of een betaaltermijn op de factuur te vermelden. Zo weet een klant wanneer de factuur betaald moet zijn!
Een factuur maken als particulier is niet mogelijk, omdat je in dit geval geen belasting betaalt over de omzet. De BTW die je ontvangt van klanten hoef je immers niet af te staan aan de Belastingdienst. Iets wat ondernemers wel moeten.
Hoe maak je een factuur: welke elementen gebruik ik?
Hoe maak ik een factuur? Het is een vraag die regelmatig door startende ondernemers gesteld wordt. Na het aanvragen van een KVK-nummer is het verplicht om klanten een factuur toe te sturen. De factuur voeg je vervolgens toe aan je bedrijfsadministratie, om later de BTW-aangifte in te kunnen vullen. Bij de BTW-aangifte tel je het totaal aan BTW dat je van andere klanten ontvangen hebt bij elkaar op. Dit kun je vervolgens verminderen met de betaalde BTW om zo tot het eindbedrag te komen. Het is hierbij het makkelijkst wanneer alle facturen in dezelfde stijl zijn opgemaakt. Het komt het meest professioneel over als de factuur qua opmaak aansluit bij de huisstijl van je organisatie. Sla de factuur als sjabloon op, zodat de factuur namaken niet steeds noodzakelijk is.
Naast de opmaak van de factuur dien je goed te letten op de eisen van een factuur. Er worden namelijk verschillende eisen gesteld aan de elementen die in een factuur verwerkt moeten worden. Het maken van een nota begint bij het vermelden van je eigen bedrijfsgegevens. Denk aan je adres, KVK-nummer en BTW-nummer. Vervolgens vermeld je de gegevens van een klant op de factuur, noem je de datum waarop de factuur is opgesteld en geef je de factuurgegevens weer. Bij factuurgegevens kun je denken aan het factuurnummer, het klantnummer, enzovoorts.
Wat moet er op een factuur staan?
Wanneer je bovenstaande basisgegevens op de factuur vermeld hebt, kun je aan de slag met het beschrijven van de geleverde diensten. Het is belangrijk om deze diensten zo duidelijk mogelijk te omschrijven zodat direct duidelijk is waar een klant voor betaalt. Noem hierbij niet alleen de naam van het product, maar ook het aantal keer dat het product of de dienst is afgenomen. In de laatste kolom vermeld je vervolgens het totaalbedrag van de geleverde diensten, excl. BTW.
Tel alle bedragen bij elkaar op om het totaalbedrag excl. BTW te kunnen berekenen. Reken hier 21% BTW (afhankelijk van het type dienst of product) over om tot het eindbedrag te komen. Het is belangrijk om ook het BTW-bedrag los te benoemen. Het is gebruikelijk om dit tussen het bedrag excl. BTW en het bedrag incl. BTW te doen.
Goede facturatiesoftware zorgt voor correcte facturen
Wanneer je er voor kiest om goede facturatiesoftware aan te schaffen ben je er zeker van dat je facturen kloppen. Alle software is voorzien van correcte voorbeeldfacturen die je kunt invullen met je eigen gegevens. We raden je aan om ons lijstje met beste facturatiesoftware eens goed te bekijken om te zien wat de beste keuze voor jou is.
Bovendien zorgen deze pakketten er ook voor dat er herinneringen naar niet- of te laat-betalende klanten worden gestuurd. Zo hoef je zelf niet bij te houden welke klanten wel en niet betaald hebben. Tevens wordt dit automatisch verwerkt. Dit is iets dat goede facturatieprogramma's zoals e-boekhouden doen.
In onderstaand overzicht vind je de betaalde facturatie software partijen die bij ons het beste uit de test komen.
- STARTER, ZZP & MKB
- Eenvoudige administratie software voor dienstverlenende ondernemers
- Uren- en ritten registratie
- Offertes & facturen
- Gratis hulp en ondersteuning
- Gebruiksvriendelijk
- Goede beoordelingen
- STARTER, ZZP & MKB
- Boekhouden en relatiebeheer is 15 maanden gratis voor starters
- Gratis voor starters
- Relatiebeheer
- Groeit mee met bedrijf
- Geschikt voor webwinkels
- Ook facturatie & Projecten
- ALLE TYPE BEDRIJVEN
- Complete boekhouding in de cloud met veel software koppelingen
- Veel rapportages
- Professioneel pakket
- Groeit mee met het bedrijf
- Veel koppelingen mogelijk
- Scan en herken software
Mogelijkheden bij het maken van een rekening
Het is mogelijk om een factuur te maken in Excel of Word. Het maken van een factuur met een gratis programma kan dit proces echter veel gemakkelijker voor je maken! Er zijn verschillende online programma’s te vinden die een factuur ontwerpen vereenvoudigen. Je kunt hierbij verschillende elementen naar de factuur slepen om er zo zeker van te zijn dat je aan de factuur vereisten voldoet. Vaak is een factuur maken gratis bij deze online diensten! Houd er wel rekening mee dat de mogelijkheden van het maken van een rekening in online programma’s enigszins beperkt zijn. Bij betaalde programma’s is het bijvoorbeeld mogelijk om automatisch een betalingsherinnering te versturen als een klant niet betaalt in tegenstelling tot gratis programma's. Ook kunnen klanten de facturen in dit geval direct met iDeal of Paypal betalen. Desalniettemin biedt een factuur maken online verschillende voordelen ten opzichte van het opstellen van facturen via Excel of Word.
Betaalde pakketten voor facturen maken
Zoals reeds beschreven werd, kan een factuur opstellen als ZZP’er met een gratis of betaald online facturatie programma. Het wordt doorgaans aangeraden om altijd met een gratis programma te beginnen. Vaak is het mogelijk om na het aanmaken van een gratis account later voor een betaalde versie te kiezen. Door eerst een gratis account te gebruiken ben je ervan verzekerd dat het programma aansluit bij je wensen. Het zou zonde zijn als je aan een duur abonnement vast zit, terwijl je het programma nauwelijks gebruikt. Bij deze gratis programma’s kun je vaak een x aantal facturen maken en gratis verzenden. Het verzenden dient hierbij handmatig te gebeuren en kan niet vanuit het programma.
Bevalt het online maken van facturen? Stap in dat geval over op een betaalde versie! Zo kun je oneindig veel facturen versturen en profiteer je van verschillende andere voordelen. Denk bijvoorbeeld aan de mogelijkheid om een betalingsherinnering te versturen, de mogelijkheid om klanten met iDeal te laten betalen, enzovoorts. Niet alleen fijn voor jezelf, ook fijner voor klanten! Voor ZZP’ers is de overstap naar een betaald pakket vaak niet nodig, doordat zij maar enkele facturen per maand versturen.
Hulp bij een factuur maken voor de Belastingdienst
Een factuur maken die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst kan in het begin best spannend zijn. Voldoet je factuur aan alle eisen? Ben je geen belangrijke elementen vergeten? Enzovoorts. Om het proces van het opstellen van facturen zo goed mogelijk te laten verlopen, kan het slim zijn om een boekhouder in te schakelen. Een boekhouder beschikt over de benodigde ervaring om de factuur te kunnen beoordelen op de compleetheid hiervan.
Mocht de factuur toch niet helemaal compleet zijn, dan kun je deze samen met de boekhouder aanpassen. Veel online boekhoudprogramma’s bieden de mogelijkheid om meerdere accounts toegang te geven tot het boekhoudpakket. Zo kan de boekhouder direct meekijken met de opgestelde facturen. Op onze website kun je verschillende factuurprogramma’s en online boekhoudpakketten met elkaar vergelijken.
