Wanneer je als ondernemer personeel in dienst neemt is het verplicht om loonadministratie bij te houden. Op deze manier heeft de Belastingdienst altijd inzicht in gegevens van de medewerkers en de bijbehorende lonen. Voor veel ondernemers is het onduidelijk waar goede loonadministratie aan moet voldoen en hoe het werkt om het op de juiste manier bij te houden. Veel ondernemers kiezen er daarom voor om hun loonadministratie uit te besteden aan een boekhouder.
Loonadministratie Softwarekeuze: Wat is loonadministratie?
Het correct aanleveren van de administratie van alle lonen bij de Belastingdienst is wettelijk verplicht, maar als ondernemer wil je weten waar de loonadministratie dan precies uit bestaat. Hieronder de drie aspecten:
- Loonstaat
- Loonstroken
- Jaaropgave
Door het aanleveren van bovenstaande zaken kunnen eventueel verschuldigde bedragen berekend worden. Dit kan gaan om een verschuldigd bedrag van werknemer aan de werkgever of andersom, of een verschuldigd bedrag van de Belastingdienst aan de werknemer of andersom.
Verschuldigd bedrag van werkgever aan de werknemer (of andersom)
Wanneer een werknemer onkosten maakt (denk bijvoorbeeld aan: Reiskosten, verminderingsbeschikkingen of andere beloningen) dient dit allemaal opgevoerd te worden binnen de loonadministratie. Eerder genoemde beloningen zijn verschuldigde bedragen van de werkgever aan de werknemer, de werknemer maakt deze kosten immers (vrijwel) altijd eerst zelf waarna het vergoed wordt door de werkgever.
Over het algemeen komt het niet vaak voor dat de werknemer verschuldigde bedragen opbouwt bij de werkgever, dit kan enkel optreden wanneer er bijvoorbeeld een te hoge beloning is ingediend en dit de eerstvolgende periode weer verrekend wordt op de loonstrook.
Verschuldigd bedrag van de werknemer aan de Belastingdienst (of andersom)
Een verschuldigd bedrag van de werknemer aan de Belastingdienst komt binnen loonadministratie eigenlijk (vrijwel) nooit voor. Vaak zijn het de werkgevers die een verschuldigd bedrag opbouwen bij de Belastingdienst, dit zal veelal voorkomen na het opmaken van de jaaropgave. Wél komt het ieder jaar voor bij werknemers dat ze een verschuldigd bedrag van de Belastingdienst ontvangen, dit is de belastingteruggave.
Kosten loonadministratie uitbesteden t.o.v. kosten loonadministratie software
Veel ondernemers hebben niet voldoende kennis om de loonadministratie zelf op te pakken en kiezen ervoor om de loonadministratie uit handen te geven aan een administratiekantoor. Echter is dit in onze ogen vandaag de dag wat achterhaalt. Zo bestaan er meerdere software systemen die middels een heel eenvoudig stappenplan de optie bieden zelf de loonadministratie bij te houden. Zo wordt kennis ineens geen vereiste meer en kun je voor een klein bedrag per maand zelf alle loonadministratie bijhouden in de administratie software. De administratie software voor lonen zit vaak geïntegreerd in boekhoudsoftware, op deze pagina kun je daar meer over lezen.
Opzetten van correcte loonadministratie
Om een loonadministratie correct op te zetten en door te voeren moeten er zoals eerder vermeld drie onderdelen binnen de administratie aanwezig zijn: loonstaat, loonstroken en de jaaropgave.
Hieronder per onderdeel toegelicht waar ieder onderdeel uit bestaat.
Beste Loonadministratie software
- STARTER, ZZP & MKB
- Eenvoudige administratie software voor dienstverlenende ondernemers
- Uren- en ritten registratie
- Offertes & facturen
- Gratis hulp en ondersteuning
- Gebruiksvriendelijk
- Goede beoordelingen
- STARTER, ZZP & MKB
- Boekhouden en relatiebeheer is 15 maanden gratis voor starters
- Gratis voor starters
- Relatiebeheer
- Groeit mee met bedrijf
- Geschikt voor webwinkels
- Ook facturatie & Projecten
- ALLE TYPE BEDRIJVEN
- Complete boekhouding in de cloud met veel software koppelingen
- Veel rapportages
- Professioneel pakket
- Groeit mee met het bedrijf
- Veel koppelingen mogelijk
- Scan en herken software
In dit overzicht vind je de beste boekhoudsoftware.
Loonstaat
- Loon in de vorm van een geldbedrag
- Loon in de vorm van natura
- Reiskostenvergoedingen
- Fooien
- Verschuldigde loonbelastingen
- Verzekeringskosten (premie)
- NAW-gegevens van de medewerker
- Sofi-nummer van de medewerker
Bij het aanleveren van de loonstaat zijn er een aantal uitzonderingen waarin je geen loonstaat hoeft aan te leveren, dit zal voorkomen bij:
- Kinderen die meewerken en daar loon voor ontvangen
- Werknemer die alleen van jou als werkgever de subsidie ontvangt voor “compensatie inkomensachteruitgang ex-banenpoolers”.
- Iemand die van jou een bijstandsuitkering ontvangt
Loonstroken
- Gewerkte uren
- Betreffende tijdvak van de strook
- Brutoloon in de vorm van geld
- Samenstelling van het totale loon (basis, prestatie etc.)
- Onkostenvergoedingen
- Minimumloon
- Vakantie uren (opgebouwd en gebruikt)
- Ingehouden loonbelasting, (sociale)premies
- NAW-gegevens werknemer
- Sofi-nummer werknemer
- Gegevens van de werkgever
Tip: als er maandelijks exact hetzelfde bedrag wordt uitgekeerd, is het wettelijk gezien mogelijk om niet iedere maand een loonstrook af te geven. Dit kan kosten schelen wanneer je de loon administratie uitbesteedt, bij software systemen is dit waarschijnlijk niet interessant omdat dit voor het software systeem een standaard handeling is en er dus geen extra kosten aan vast zitten.
Jaaropgave
De jaaropgave dient ieder jaar in januari opgemaakt te worden over het voorgaande jaar*. Volgens de regels van de Belastingdienst dient de jaaropgaaf te voldoen aan de onderstaande gegevens:
- Loon dat de werknemer in het voorgaande kalenderjaar heeft ontvangen
- Ingehouden loonbelasting en premie volksverzekeringen
- Sofi-nummer
- Het loon voor de zorgverzekeringswet en de ingehouden inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekeringswet
*De gehele loonadministratie dient zeven jaar bewaard te worden, dit kan namelijk tot zeven jaar terug opgevraagd worden door de Belastingdienst.
