Goede bedrijfssoftware vinden kan lastig zijn. Maak uw zoektocht makkelijker via Zakelijkesoftware.com.

Project Management

Projectadministratie

project administratie

Om een project in goede banen te kunnen leiden, is een overzichtelijke administratie essentieel. Een projectadministratie bestaat doorgaans uit verschillende componenten. Denk bijvoorbeeld aan een salarisadministratie voor de salarissen van de leden van het projectteam, de planning van het project, etc. Het bijhouden van de administratie voor een project is steeds makkelijker geworden, met de komst van verschillende online tools. 

In dit artikel beschrijven we de verschillende componenten van de projectmanagement administratie. Ook geven we een aantal voorbeelden van tools, die hierbij gebruikt kunnen worden. 

Kosten bijhouden in je projectadministratie 

Een van de voornaamste doelen van het gebruik van een projectadministratie, is de mogelijkheid om kosten bij te houden. Kosten komen in verschillende soorten voor binnen projecten. Denk bijvoorbeeld aan salariskosten, kosten voor gebruikte materialen, kosten voor diensten die van externe partijen afgenomen zijn, enzovoorts. Door deze kosten per project bij te houden in een administratie, kan achteraf bekeken worden of de factuur in lijn is met deze kosten. Zeker voor bijvoorbeeld installatie- en bouwbedrijven is een nauwkeurige administratie van gebruikte materialen essentieel. 

Salariskosten worden in projecten vaak gebaseerd op het aantal uren, wat een medewerker aan een project besteed heeft. Dit maakt dat het voor de salarisadministratie, als onderdeel van je projectadministratie, belangrijk is het aantal gewerkte uren bij te houden. Er zijn verschillende tools, die je helpen bij het bijhouden van een urenregistratie. 

Offertes verbeteren op basis van je administratie 

Vaak blijkt het erg lastig te zijn om een offerte op te stellen. Aan de ene kant wil je een klant niet afschrikken door een te hoge prijs. Aan de andere kant wil je voorkomen dat je het risico op verlies loopt. Door een projectadministratie bij te houden, zal het in de toekomst makkelijker worden om offertes op te stellen. Deze offertes kun je immers baseren op de kosten, waarmee je bij eerdere projecten te maken had.  

Goede indeling van een administratie 

Niet alleen is het verstandig om per project een administratie bij te houden. Ook heb je als bedrijf een algemene administratie, waarin alle kosten en inkomsten samengevoegd zijn. Om de algehele administratie overzichtelijk te houden, is het raadzaam om met projectnummers en codes te werken. Geef de verschillende soorten kosten een aparte code en combineer deze code met een projectnummer. De salariskosten voor project #1 zou je op deze manier inboeken als SK001. Op deze manier behoud je het overzicht en is makkelijk te herleiden welke kosten voor welk project gemaakt zijn. 

Projecten in fases opsplitsen

Nog beter is het om projecten in verschillende fases op te delen. Op deze manier kan achteraf ook bekeken worden, in welke fase tijd verloren is gegaan of juist gewonnen is. Zeker nu agile werken aan populariteit wint binnen organisaties, is dit relatief eenvoudig in de administratie van je project op te nemen. Met deze agile methodiek wordt er in korte sprints gewerkt naar tussentijdse oplevermomenten. 

Door in fases te werken kan bij zo’n oplevermoment een update gegeven worden van de gemaakte kosten, de gewerkte uren, enzovoorts. Mocht er vooraf een budget zijn vastgesteld, dan kan op zo’n moment geëvalueerd worden of het budget uitgebreid moet worden of dat prioriteiten anders moeten worden gelegd. Zoek op internet eens naar de MOSCOW-methode, die aansluit op het prioriteren van requirements binnen een project. 

Grip op je projecten met een administratie 

Met een degelijke projectadministratie behoud je het overzicht tijdens projecten. Dit zorgt er indirect voor, dat je grip houdt op projecten. Op het moment dat een fase uit dreigt te lopen, kun je ingrijpen door extra mensen op een project te zetten, prioriteiten anders te leggen, enzovoorts. Datzelfde geldt voor de kosten van een project! Met een projectadministratie houd je grip op de kosten, waardoor een overschrijding van het budget tijdig aan een opdrachtgever gemeld kan worden. Deze kan vervolgens bepalen, op welke manier er verder gewerkt moet worden aan het project. 

Er zijn handige projectmanagement tools, die je helpen bij het bijhouden van de administratie. Vanuit een dergelijke tool kan vaak automatisch een financieel rapport gegenereerd worden. Zo’n rapport geeft een duidelijk overzicht van de gemaakte kosten per projectfase. Zo hoef je dit zelf niet te berekenen! 

Tools voor het bijhouden van een projectadministratie 

Het bijhouden van een projectadministratie hoeft niet lastig te zijn. Kies voor het gebruik van projectmanagement software, waarin een dergelijke tool vaak inbegrepen zit. Met deze software kun je eenvoudig nieuwe projecten aanmaken, kosten aan een project toevoegen, het aantal gewerkte uren bijhouden, enzovoorts. Zoals reeds beschreven werd, kun je aan het eind van iedere projectfase een financieel rapport laten opstellen door de administratiesoftware

Voorbeelden van handige tools die niet in de kern project administratie tools zijn maar wel kunnen helpen voor het bijhouden van de administratie bij projecten zijn onder meer Teamleader, Exact Online en Offective. Veel van deze projectmanagement tools bieden een gratis proefversie aan, die gedurende 30 dagen gratis te gebruiken is. Zo krijg je een goed beeld van de rol die deze projectmanagement software kan spelen in het bijhouden van je projectadministratie.  

Bekendere project administratie tools zijn:

  • Jira
  • Slack
  • Monday.com
  • Asana
  • Exact Online
Gerelateerd
Project Management

Gratis Planning & Project Software

Project Management

Ideale Projectmanagement Beheersing

Project Management

Hoe maak je een Projectplanning?

Project Management

Communicatie tools; verbeter de communicatie

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *