Goede bedrijfssoftware vinden kan lastig zijn. Maak uw zoektocht makkelijker via Zakelijkesoftware.com.

Project Management

Hoe maak je een Projectplanning?

projectmanagement planning

Een projectplanning is onderdeel van het totale projectmanagement, ofwel het managen van een project. Een projectplanning is een planning van activiteiten, middelen en mensen, om een project zo efficiënt en effectief mogelijk uit te voeren. Met een projectplanning werk je gestructureerd naar het einddoel: het projectresultaat.

Projectplanning versus projectplan

In een projectplan leg je vast wat je gaat doen, hoe je dat gaat doen, met wie, wanneer en hoeveel tijd en geld het project gaat kosten. Een projectplanning is onderdeel van je overkoepelende projectplan. Het opstellen van een projectplan dwingt je om van tevoren zorgvuldig na te denken over de inhoud, uitvoering en het resultaat van het project. Het doel van een projectplanning is om de voortgang van project te regulieren, beheersen en controleren, om zo gestructureerd naar een succesvolle afronding van het project toe te werken.

Waar moet een goede projectplanning aan voldoen?

  • Projectfases. Een goede projectplanning is opgedeeld in projectfases. Zo werk je stap voor stap naar het project resultaat toe. Iedere fase wordt afgesloten met een eigen mijlpaal, projectdoel en/o fKPI. Met de juiste projectmanagement software leg je de fases van je project overzichtelijk vast en koppel je daar de nodige meetpunten aan.
  • Projecttaken. Verdeel alle activiteiten van het project in projecttaken per fase en wijs deze toe aan de projectmedewerker die daarvoor verantwoordelijk is. Met de juiste projectmanagementtool kun je taken toewijzen, beheren, opvolgen en controleren. Zo houd je de projectplanning nauw in de gaten en voorkom je vertraging.
  • Projectkalender. In een kalender leg je alle te nemen stappen van het project vast. Je plant de deadlines van de projectfases dus op voorhand al in. Zo werk je doelgericht naar het projectresultaat toe. Projectmanagement software beschikt vaak over een projectkalender, waarin je alles kunt vastleggen in een planning. Een project kan weken duren, maar ook maanden of soms zelfs wel jaren. Een projectkalender is dan essentieel om het overzicht te bewaren. Projectdeelnemers kunnen inloggen in de software en zien wat er wanneer moet gebeuren. Een projectmanagementtool biedt een centrale omgeving waar alle nodige informatie te vinden is voor de hele projectgroep, zo ook de projectkalender.
  • Projectkosten. Hoe is het projectbudget verdeeld en wanneer worden er welke kosten gemaakt? Met een projectplanning plan je ook de uitgaven in. Zo weet je op voorhand hoeveel budget je vrij moet maken om bepaalde projecttaken af te ronden of projectactiviteiten te financieren. In een projectmanagementtool houd je alle uitgaven netjes en realtime bij, zodat je altijd een actueel overzicht hebt van het beschikbare budget en in een oogopslag kunt zien welke kosten er begroot zijn en wat de daadwerkelijke uitgaven tot dusver zijn. Dat stelt je als projectleider en/of projectmanager in staat om strak grip te houden op de projectkosten en je budget te bewaken.

Hoe maak je een projectplanning?

Het maken van een goede projectplanning is vergelijkbaar met het maken van een puzzel. Je legt alle activiteiten, mensen en middelen bij elkaar, om vervolgens de puzzel compleet te maken. Dat kan een complexe taak zijn voor omvangrijke en langlopende projecten of een meer eenvoudige taak voor vrij simpele kortlopende projecten. Hoe langer een project duurt, hoe meer kans er op onzekerheden en tussentijdse veranderingen ontstaat, waar je in een projectplanning rekening  mee moet houden. Hoe dan ook is het maken van een projectplanning altijd aan te raden, voor zowel kortlopende en ogenschijnlijke eenvoudige projecten, als langlopende en soms complexe projecten.

Het maken van een projectplanning is de taak van de projectleider. Hij geeft inhoud aan het projectplan, door activiteiten, mensen en middelen in te plannen. Het type project is medebepalend voor de inhoud en opbouw van een projectplanning. Een project is een verzameling van activiteiten om iets te realiseren. Dat kan van alles zijn! Misschien wil je een verandering realiseren in de organisatie, de bedrijfscultuur opnieuw vormen of een nieuw product ontwikkelen. Je projectdoel is bepalend voor de inhoud en vorm van je projectplanning. Projectmanagementtools bieden uitkomst bij het maken van een projectplanning. Projectmanagement software biedt handige tools en templates om een project zo goed mogelijk te plannen.

Projectplanning: Excel versus projectmanagementtool

Je kunt natuurlijk een projectplanning maken in Excel. Zeker voor startende ondernemers met (nog) weinig budget en voor hele kleine projecten kan Excel prima werken. Er zijn diverse templates op het internet beschikbaar die je kunt downloaden en invullen. Toch is het niet aan te raden. Vaak sluit het net niet aan bij je wensen en verwachtingen en kun je niet alle koppelingen maken in het project die je wil, met bijvoorbeeld budget, mensen en tijd. Je moet alsnog te veel aanpassingen doen en je planning ziet er net niet uit zoals je had gehoopt. Kortom, daar waar een projectplanning juist efficiënt en effectief moet zijn en handelingen uit handen moet nemen, remt een projectplanning in Excel je juist af. Dat kan niet de bedoeling zijn!

Projectmanagement software is er daarentegen op ingericht om projectplanningen te maken. Een projectmanagementtool is veelzijdiger en completer dan Excel. Je kunt tevens van alles koppelen aan je projectplanning, zoals tijd, geld, organisatie en informatie. Met projectmanagement software kun je jouw project optimaal beheersen. Hier lees je waarom projectbeheersing essentieel is voor ieder project.

Een goede projectplanning is:

  • Realistisch. Maak een projectplanning die je ook kunt halen, met realistische deadlines en targets. Verdeel taken per projectfase onder je projectmedewerkers die ze ook daadwerkelijk aan kunnen. Staat er bijvoorbeeld officieel vier weken voor het aanvragen van een bepaalde vergunning, maar weet je uit de praktijk dat dit altijd uitloopt tot zes weken, plan dan ruim de tijd in. Ook niet te ruim en voorzichtig uiteraard, want ook dan is je projectplanning niet meer realistisch, als je te veel tijd rekent voor taken uit voorzichtigheid. Door een realistische planning te maken, gaan je projectmedewerkers ook serieuzer met de gestelde projectfases en deadlines om. Als een deadline toch nooit gehaald wordt, dan worden mensen laks en gemakzuchtig.
  • Gestructureerd. Een projectplanning brengt overzicht in de te verdelen activiteiten, mensen en middelen. Een goede projectplanning is daarom altijd gestructureerd. Is jouw projectplanning een niet te begrijpen rommeltje of ingewikkeld? Dan zullen ook de projectmedewerkers er niets van snappen en dan komt een projectplanning niet tot z’n recht.
  • Compleet. Alle taken zijn meegenomen in een projectplanning. Sla niets over, want “dat is vanzelfsprekend” of “dat doen we altijd zo”. Een goede projectplanning is een volledige projectplanning; een totaalbeeld van wat er gedaan moet worden, wanneer en door wie. De projectplanning wordt zo een leidend document, zonder uitzonderingen.

De beste projectmanagement software voor projectplanning

Kies de projectmanagement software die bij jouw type organisatie en type project past. Projectplanning is een essentieel onderdeel van projectmanagement. Iedere software biedt op z’n eigen manier mogelijkheden om een projectplanning te maken. Zo kun je jouw project optimaal regulieren, beheersen, controleren, uitvoeren en uiteindelijk succesvol afronden.

Wat de beste projectmanagement software is? Kies zelf! Op deze pagina hebben we de volgende projectmanagementtools voor je uitgelicht:

  • Exact Online
  • AFAS Software
  • MS Project
  • Teamleader
  • Yoobi
  • Digitaal Kantoor
  • Offective
Gerelateerd
Project Management

Gratis Projectmanagement Planning Software

Project Management

Ideale Projectmanagement Beheersing

Project Management

Projectadministratie

Project Management

Communicatie tools; verbeter de communicatie

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *