Software asset management (SAM) is belangrijk in de grotere bedrijven die met meerdere softwarepakketten werken. Je hebt een pakket voor je boekhouding, voor je marketing, je webwinkel, voor je personeel, voor je machines, voor personeelszaken, enzovoorts. Uiteraard is het zaak om zo min mogelijk verschillende software assets tegelijkertijd te gebruiken, maar je zult altijd meerdere pakketten moeten aanschaffen en onderhouden. Software asset management is een methode waarmee je al je software pakketten effectief beheert, controleert en beschermt. Hier lees je verder over hoe je dat doet.
Een strategie maken
Het eerste wat je doet is een strategie ontwerpen en opstellen. Dat betekent dat je samenvat welke softwarepakketten jullie eigenlijk gebruiken, wie daar mee werkt, hoe belangrijk deze software is en wie er de leiding over heeft. Je zorgt ervoor dat het hoger management jouw strategie begrijpt en goedkeurt. Dat doe je door een business case te bouwen waarin de besparingen die je met je strategie zult maken, duidelijk worden toegelicht. Als zij je strategie goedkeuren, kun je verder gaan naar de volgende stap.
Stel een SAM team op
Vervolgens zet je een SAM team op waarin voldoende mensen zijn opgenomen die de software kennen en die verantwoordelijk zijn voor een gedeelte van je strategie. Zo kun je bijvoorbeeld een SAM administrator, een SAM analist, een SAM consultant, een SAM specialist, een SAM manager en een SAM directeur aanwijzen.
Door een kleine maar relevante groep mensen bij je opzet te betrekken weet je altijd naar wie je toe moet gaan en wie verantwoordelijk is voor wat. Iedereen vervult zijn eigen taken, jullie komen periodiek bij elkaar voor overleg en je SAM team loopt op rolletjes.
Kies een SAM tool
Het klinkt tegenstrijdig, maar je hebt een overkoepelende tool nodig om al je software correct mee te kunnen managen. Er zijn een groot aantal tools beschikbaar die specifiek zijn opgesteld voor bedrijven van verscheidene groottes. Het is belangrijk dat jij, uiteraard in samenspraak met je SAM team, de juiste tool aanschaft. Deze moet flexibel en schaalbaar zijn en moet modules bevatten zoals licentie management, meten en rapporteren en analyseren.
Hoe ga je het resultaat meten?
Nu is het tijd om een aantal Key Performance Indicators (KPI) op te stellen waarmee je het succes van me SAM inspanningen kunt meten. Een goede KPI voldoet aan een aantal eisen en dat wordt ook wel het SMART model genoemd. Als jouw KPI’s aan al deze SMART eisen voldoen, dan is het een werkbare maatstaaf. SMART komt voort uit de eerste letters van de volgende woorden:
- Specific (specifiek)
- Measurable (meetbaar)
- Attainable (haalbaar)
- Relevant
- Time-bound (tijdsgebonden)
Zet je KPI’s op samen met je SAM team en bespreek dit met de persoon van het hoger management die ook betrokken is. Op die manier maak je niet alleen plannen, maar ook beloften om ze waar te maken. En als je KPI’s echt SMART zijn, dan is dat ook mogelijk.
Enkele belangrijke taken
Nu je SAM team is opgesteld en je je KPI’s hebt samengevat, kun je je strategie implementeren. Terwijl dit loopt zijn er een aantal taken die jij of iemand van je team moet uitvoeren voor een betere structuur en een groter succes.
- Categoriseer je softwarepakketten op business implicaties, kosten en risico’s. Welk softwarepakket mag absoluut niet falen? Categoriseer ze in groepen op basis van prioriteit en maak per groep een plan voor het onderhoud van het pakket en voor wat te doen als de software niet werkt.
- Recycle je licenties, zodat je minder moet investeren in nieuwe. Ook hier kun je een plan voor opzetten en een persoon in je team voor aanwijzen. Stel, er gaat iemand weg, dan kun je de licentie van die persoon aan zijn of haar vervanger geven.
- Zorg er als laatste voor dat je altijd klaar bent voor een audit. Iemand van het hoger management of een certificeringsbureau kan op elk moment van de dag vragen om jouw SAM strategie te bekijken. Het is van groot belang dat alles altijd bijgewerkt is, actueel is, dat je kunt laten zien wat je voortgang is en wat je plannen zijn voor de toekomst.
Een gestroomlijnde toekomst
Het doel van je SAM strategie is niet alleen het succesvol beheren van al je software assets. Het is ook een uitstekende manier om je assets structuur te geven en te stroomlijnen. Kunnen er meerdere assets in één pakket worden ondergebracht, bijvoorbeeld? Welke softwarepakketten zijn overbodig en kunnen eruit? Zijn er extra modules nodig, of zijn er juist modules waarvoor je betaalt maar die jullie niet gebruiken? Hoe kan je bedrijf met zo min mogelijk softwarepakketten optimaal lopen?
Met goed SAM gaan jullie een gestroomlijnde toekomst tegemoet.
