Met software om bonnetjes te scannen bespaar je tijd

Om al je uitgaven en bonnetjes bij te houden wanneer je bezig bent is een hele klus. Je kunt daarbij tegenwoordig de hulp inschakelen van geweldige software die bonnen scant. Door jouw uitgaven te organiseren en bij te houden, kunt je zonder zorgen het belastingseizoen ingaan! …want je raakt ze anders toch kwijt he?

Of je nu een gemakkelijke, goedkope manier nodig hebt om je kosten te beheren of juist een mobiel systeem nodig hebt om je verkoop- en reis gerelateerde uitgaven te organiseren. We zetten even de voordelen op een rij voor het scannen van bonnen.

De voordelen van bonnen scan software

Het gebruik van deze veilige, handige en slimme technologie heeft meerdere voordelen:

1. Met apps voor het scannen van bonnen van smartphones kan je foto's van bonnen maken en die informatie rechtstreeks naar de cloud sturen.
2. Door opties voor het scannen van mobiele bonnen te gebruiken, wordt het indienen van onkosten eenvoudiger voor jouw externe werknemers. Denk bijvoorbeeld aan werknemers die op verschillende filialen met klanten werken.
3. De beste bonnenscanners integreren naadloos met jouw boekhoudsoftware, zodat je administratie op orde blijft.
4. Bon scan software kan ook automatisch afzonderlijke boekingen maken voor alle gespecificeerde kosten die op jouw bonnen verschijnen.
5. Software voor het scannen van bonnen vermindert de hoeveelheid opslagruimte die je nodig hebt voor jouw essentiële papierwerk. Door jouw bonnen digitaal op te slaan, hebt je bovendien toegang tot documenten in hoge resolutie en kan je altijd alles makkelijk inzien.

Voor wie is deze scan software interessant?

Softwareprogramma's voor het scannen van bonnen en het bijhouden van onkosten is voor verschillende bedrijfstakken een interessante optie. Maar de software is met name  populair bij zelfstandigen en bij bedrijven waar medewerkers vaak aankoopbonnetjes moeten declareren/overleggen. Daarom is het vaak ook geïntegreerd in boekhoudpakketten die zich richten op dit type ondernemers (bijv. e-boekhouden en rompslomp) Er is ook scan software die je vrij kunt integreren met diverse boekhoudpakketten.

Welke bon scan software kun je gebruiken?

Tegenwoordig bieden steeds meer boekhoudpaketten scan en herken software voor zowel bonnetjes als facturen. Er zijn ook specialistische spelers die je los kunt koppelen aan je boekhoudpakket.

Bonnetjes scannen geïntegreerd in het boekhoudpakket (4x)

Rompslomp Bonnen scannen als onderdeel van een boekhoudpakket gericht op zzp Gratis proberen Betaalde versie start bij €5,- per maand.

E-boekhouden Bonnen scannen als onderdeel van een boekhoudpakket speciaal gericht op starters en zzp 15 maanden gratis Betaalde versie start bij €7,95 per maand.

Snelstart Snelstart is boekhouden voor ondernemers en accountants, en met dit programma kun je tevens bonnetjes scannen. Bonnetjes scannen kun je eerst gratis proberen Betaalde versie start bij €10,- per maand.

Gekko Hele eenvoudige administratiesoftware voor (kleine) ondernemers met: scannen van bonnen, rittenadministratie, urenregistratie, offertes & facturen. Deels gratis te gebruiken. Premium account kost €10,- per maand.

Aparte (losstaande) software voor bonnetjes scannen (2x)

Klippa Een bekend bedrijf dat scan software ontwikkeld is Klippa. Met deze software kun je bonnetjes & facturen scannen, bewaren en declareren. Daarnaast kun je met de software zelfs documenten scannen (OCR) Te koppelen met Visma, Exact, Afas, Twinfield, Unit4, Asperion en diverse ERP pakketten.

Zenvoices ‘Losstaande' bonnetjes software (gratis te proberen) en daarna vanaf €6 per maand Te koppelen met: Afas, e-boekhouden, Exact, Reeleezee, Snelstart, Twinfield, Unit4, Visma.

Hoe werkt het?

Veel applicaties voor het scannen van bonnen kunnen eenvoudig worden geïntegreerd met andere programma’s. Dat is handig omdat je zo een database of je klantgegevens kunt koppelen. Zo heb je in één oogopslag een uitgebreid overzicht van jouw financiële gegevens. Bon scan software kan ook gegevens uit crediteurenposten, inclusief facturen en ontvangsten categoriseren. Het archiveert en ordent jouw bonnen zodat je ze gemakkelijk kunt opbergen. Door een gebruiksvriendelijk dashboard kan je eenvoudig meerdere accounts beheren. Allemaal voordelen dus die je als bedrijf niet mis wil lopen.

Bon scan software werkt met behulp van optische tekenherkenning oftewel (OCR) -technologie. Daarmee kan de software het bedrag, de datum en de locatie van jouw transacties scannen, herkennen en registreren. Naast het scannen van bonnen, kunnen programma’s automatisch jouw bankafschriften en transactiegegevens importeren. Het sorteert vervolgens alles in belastingcategorieën en als deze van tevoren worden gecategoriseerd, wordt het belastingseizoen een fluitje van een cent. Als alternatief kunt je zelf bepalen hoe jouw uitgaven zijn georganiseerd door aangepaste organisatieregels in te stellen. Een fluitje van een cent dus waar je op termijn de vruchten van zult plukken.