Om een project tot een goed einde te brengen, zijn er een aantal onderdelen om rekening mee te houden. Een van deze onderdelen is taakmanagement, wat bij moet dragen aan een efficiënte workflow. Met een efficiënte workflow wordt de kans op vertragingen bij de oplevering van projecten kleiner, neemt de kans op fouten in het productieproces af, enzovoorts. Projectmanagement software kan binnen iedere organisatie ondersteunend zijn in dit proces. Op deze pagina lees je meer over het op de juiste wijze opzetten van taakmanagement binnen je organisatie.
Wat is de definitie van taakmanagement?
Onder taakmanagement verstaan we simpel gezegd, het managen van taken binnen een project of tussen verschillende projecten. Het komt regelmatig voor, dat een taak X moet zijn uitgevoerd alvorens aan taak Y begonnen kan worden. In de tijd dat een medewerker niet aan taak Y kan werken, kan hij of zij worden ingedeeld voor een taak Z binnen een ander project. Op deze manier worden resources binnen een organisatie op een zo efficiënt mogelijke wijze ingezet. Het past bij moderne vormen van management, waarbij onze meer lean six sigma steeds populairder wordt.
Lean six sigma is gericht op het elimineren van “waste”, wat in verschillende vormen voor kan komen binnen organisaties. Denk aan het inefficiënt gebruiken van resources, defecten als gevolg van verkeerd opgebouwde processen, enzovoorts. Bij lean six sigma is het belangrijk om processen in kaart te brengen, om deze vervolgens te optimaliseren. Die processen kunnen als losse taken gezien worden. Taakmanagement noemt men om deze reden ook wel procesmanagement.
Taakmanagement binnen je organisatie
Taakmanagement omvat verschillende onderdelen. Zo is het allereerst belangrijk om de verschillende taken of processen in kaart te brengen. Dit kunnen taken binnen een individueel project zijn, maar ook voor de organisatie als geheel. Vervolgens wordt per taak beoordeeld, hoelang deze taak in beslag zal nemen en waar de taak binnen het gehele project uitgevoerd moet zijn. In sommige gevallen kan een taak onafhankelijk van andere taken worden uitgevoerd. Bij deze taken maakt het niet uit, of ze aan het begin of einde van een project worden uitgevoerd.
Nadat de verschillende taken en de relatie tussen deze processen in kaart zijn gebracht, kun je een planning opstellen. Het is gebruikelijk om hierbij een zogenaamde Gantt chart te gebruiken. In een Gantt chart worden de verschillende taken onder elkaar en op een horizontale tijdbalk geplaatst. Zo krijg je een goed beeld van de connecties tussen taken, de tijd die het kost om taken uit te voeren, enzovoorts. Er zijn verschillende tools, die je kunnen helpen bij het opzetten van een projectplanning.
Tools voor taakmanagement
Het gebruik van tools voor taakmanagement is aan te raden, om de kans op fouten in de planning te verkleinen. Daarbij kunnen deze tools op basis van de ingevoerde informatie over de duur van en de relatie tussen taken, automatisch een planning voor je genereren. Het kan veel tijd kosten, om handmatig een planning op te stellen! In het bijzonder wanneer er verschillende afhankelijkheden tussen taken bestaan.
Voor het ontwikkelen van je eigen Gantt chart kan Creately een interessante, gratis taakmanagement tool zijn. Deze tool is heel eenvoudig te gebruiken en vind je op internet! Het installeren van software is hierdoor niet noodzakelijk. Voor mensen die een Office-pakket van Windows hebben, kan ook het gebruik van Outlook interessant zijn. Taakmanagement in Outlook is gratis en relatief eenvoudig te gebruiken. Zoek op internet naar instructies, om te leren hoe dit werkt.
Gantt chart maken met Asana
Een bekende taakmanagement tool is Asana. Deze online tool biedt de mogelijkheid om binnen een mum van tijd een volledige Gantt chart te ontwikkelen. Zo krijg je een helder overzicht van de taken die als eerste moeten worden uitgevoerd, de totale projectduur, enzovoorts. Maak gebruik van de gratis proefversie die Asana je biedt, om te beoordelen of deze tool bij je wensen past. Een van de voordelen van het gebruik van Asana, is de mogelijkheid om dit systeem te koppelen aan je Google-account. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om taken te exporteren naar je Google Calendar.
Taakmanagement tool Gantt Pro
Een alternatief voor het gebruik van Asana, is de taakmanagement tool Gantt Pro. Deze online tool biedt verschillende mogelijkheden om je project binnen de beschikbare tijd af te ronden. Net zoals Asana, biedt ook Gantt Pro een gratis proefversie aan om je kennis te laten maken met de mogelijkheden die het systeem biedt. Op de website van Gantt Pro vind je een compleet overzicht van de mogelijkheden die zij je bieden voor het uitvoeren van projecten.
Basecamp als tool voor taakmanagement
Een derde tool om het taakmanagement binnen je organisatie te organiseren, is het gebruik van Basecamp. Deze tool bijzonder breed georiënteerd op het gebied van functionaliteit en biedt bijvoorbeeld ook de mogelijkheid om een prikbord bij te houden. Maak razendsnel takenlijstjes, voeg ze toe aan een kalender binnen Basecamp of je Google Calender en markeer ze als ze zijn uitgevoerd. Net zoals Asana en Gantt Pro een gratis proefversie aanbieden, doet ook Basecamp dat.
