Wanneer werkzaamheden per uur worden afgerekend, is het van groot belang dat het aantal gewerkte uren nauwkeurig bijgehouden wordt. Aan de ene kant wil je aan een klant kunnen verantwoorden voor welke taken de berekende uren gebruikt zijn. Aan de andere kant wil je voorkomen dat een deel van je werkzaamheden niet vergoed worden door een opdrachtgever. Timetracking tools maken het bijhouden van uren heel eenvoudig! Wist je dat het bijhouden van de uren ook noodzakelijk is voor het urencriterium van de Belastingdienst? Dit geldt in het bijzonder voor ZZP’ers en MKB’ers.
Op deze pagina vertellen we je meer over het bijhouden van de gewerkte uren, de beschikbare timetracking tools die je hierbij kunnen helpen en de manier waarop je het bijhouden van de gewerkte uren het beste aan kunt pakken.
Timetracking begint bij een goed taakmanagement
Veel bedrijven brengen de gewerkte uren in rekening, in plaats van het rekenen van een vaste prijs voor opgeleverde producten. Denk bijvoorbeeld aan marketingbureaus, consultancybedrijven, enzovoorts. Klanten willen graag weten hoe je de door hen betaalde uren gebruikt hebt. Op deze manier wordt voorkomen dat een klant voor uren betaalt, die niet gebruikt worden voor het uitvoeren van een opdracht.
Om heel duidelijk te kunnen specificeren voor welke taken je de in rekening gebrachte uren gebruikt hebt, is goed taakmanagement essentieel. Onder taakmanagement verstaan we het in kaart brengen van de uit te voeren taken, om die vervolgens in te plannen. Bij het inplannen van taken binnen projecten, is het belangrijk om goed naar de connecties tussen taken te kijken. Vaak moet de ene taak voor de andere worden uitgevoerd, om te voorkomen dat er vertragingen ontstaan.
Gantt chart maken voor je taakmanagement
Er zijn verschillende tools, die je kunnen helpen bij het opstellen van een planning. Onder meer Asana, Gantt Pro en Basecamp zijn populaire tools! Sommige van deze taakmanagement tools beschikken over een geïntegreerde timetracking tool. Op deze manier heb je de planning voor het project en de gewerkte uren per taak binnen hetzelfde systeem. Het maakt het heel eenvoudig om aan een klant te verantwoorden, hoe de betaalde uren zijn ingezet binnen het project.
Timetracking integratie in taakmanagement tools
Eerder werd al beschreven, dat een aantal taakmanagement tools over een timetracking integratie beschikken. Dankzij deze integratie is het mogelijk om vanuit je planning bij te houden, hoeveel uren je aan verschillende taken besteedt. Op het moment dat je aan een nieuwe taak begint, zet je de timer binnen deze tool aan. Ben je klaar? Zet de timer in dat geval handmatig uit. Een volgende dag kan de timer opnieuw gestart worden, waarna eventuele extra uren aan het tot dan toe gewerkte totaal worden toegevoegd.
Een voorbeeld van een taakmanagement tool met een timetracking integratie is Asana. Deze tool is volledig online te gebruiken en biedt nieuwe gebruikers een gratis proefversie aan. Zo heb je de gelegenheid, om te kijken of deze tool bij je wensen past. Ook Basecamp, een vergelijkbare taakmanagement tool, beschikt over een timetracking tool integratie. De werking hiervan is heel eenvoudig! Net als Asana, biedt ook Basecamp een gratis proefversie aan.
Online timetracking tools
In het verleden was het niet ongebruikelijk, om de gewerkte uren binnen een project met de hand bij te houden. De gewerkte uren werden hierbij met een stopwatch gemeten en vervolgens op een notitieblok genoteerd. Aan het eind van het project kon zo precies worden berekend, hoeveel uren er aan het project besteed waren. Tegenwoordig zijn er veel modernere tools voor timetracking in projecten. De reeds beschreven integraties in taakmanagement tools zijn hier voorbeelden van. Vanzelfsprekend zou je er nog steeds voor kunnen kiezen om het aantal gewerkte uren met een stopwatch bij te houden en deze bijvoorbeeld in Excel in te voeren.
Timetracking tool Tempo
Een goed voorbeeld van een losse timetracking tool is Tempo! Deze online tool biedt een gratis proefversie aan, om kennis te maken met de timetracking mogelijkheden die het je biedt. Je kunt hierbij verschillende projecten aan je account toevoegen en vervolgens een timer per project laten lopen. Ook is het mogelijk om vooraf aan te geven hoeveel uren er aan bepaalde taken besteed moeten worden. Zo kun je aan het eind van een project bekijken of je uren over hebt weten te houden, of juist meer tijd aan een project besteed hebt.
Monday als timetracking software
Naast Tempo is ook Monday een bekende online timetracking tool. Net als bij Tempo, is het ook bij Monday heel eenvoudig om nieuwe projecten aan het systeem toe te voegen. Een project kan aan een projectmanager binnen je organisatie worden toegekend, zodat je altijd weet wie verantwoordelijk is voor projecten. Wanneer het project is aangemaakt en toegekend, kan de timer bij het project handmatig worden in- of uitgeschakeld. Het is logischerwijs ook mogelijk om losse taken in te voeren, in plaats van complete projecten. Ook Monday biedt een gratis proefversie aan voor nieuwe gebruikers.
Timetracking software voor ZZP’ers
Niet alleen voor grote bedrijven is het gebruik van timetracking software aan te raden. Ook ZZP’ers en MKB’ers hebben baat bij het bijhouden van de gewerkte uren. Om in aanmerking te komen voor aantrekkelijke belastingvoordelen aan het eind van het jaar, moet aan het urencriterium worden voldaan. Door een timetracking tool te gebruiken, weet je precies hoeveel uur je aan het eind van het jaar gewerkt hebt. Dit maakt het heel eenvoudig om te achterhalen of je aan het urencriterium van de Belastingdienst voldoet.
Gratis timetracking tools
Als ZZP’er zal het aantal projecten wat je jaarlijks uitvoert relatief klein zijn. Om deze reden is het niet direct noodzakelijk om voor dure timetracking tools te kiezen. Gelukkig zijn er ook gratis alternatieven, waarmee je het gewerkte aantal uren binnen een project bij kunt houden. Een voorbeeld van gratis timetracking software is AccountSight. Deze tool biedt de mogelijkheid om met één gebruiker vijf klanten en vijf projecten toe te voegen. Ook Hubstaff is een aanbieder van een gratis timetracking tool voor ZZP’ers. Net als bij AccountSight, zijn ook de mogelijkheden van de gratis timetracking tool van Hubstaff beperkt.
De beste Timetracking Software uit onze test
- Urenregistratie, inkoop, facturatie, CRM en boekhouden in één handig programma, dan maak je geen fouten meer door dubbele invoer.
- Goed alles-in-1 progrmamma
- Erg geschikt voor MKB en groter
- Uren invoeren via smartphone, -watch, tablet of laptop
- Goed inzicht uren binnen een team
- Met de Time Tracker van Teamleader registreer je accuraat je uren, om zo correcte facturen en rapporten op te stellen.
- Urenregistratie per taak of meeting
- Prestaties van het team opvolgen
- Correct factureren op basis van uren
- Goede integratie met CRM software
- Werkt u op projectbasis, of wilt u uw uren bijhouden voor het urencriterium? Gebruik dan de urenmodule van e-Boekhouden.nl.
- Uren online of via de app invoeren
- Per project of activiteit registreren
- Uren direct factureren
- Uitgebreide overzichten inzien
