10 Cruciale Boekhoudsoftware Keuze Tips

Er bestaan inmiddels veel boekhoud programma’s die je kunnen ondersteunen bij het boekhouden. Het aanbod is inmiddels zo groot,dat het lastig is voor een ondernemer om soms de juiste keuze te maken. Daarom  heeft Zakelijke Software een aantal tips op een rij gezet om het jou  gemakkelijker te maken.

Online of offline boekhoudpakket?

Er zijn altijd twee varianten van een boekhoudsoftwarepakket, namelijk online en offline. Soms bieden leveranciers allebei de varianten aan. Wat zijn precies de verschillen en nog belangrijker, wat zijn de voordelen?

Online: De voordelen van een online pakket is uiteraard dat je te allen tijde toegang hebt tot jouw boekhouding, waar je ook bent. Daarnaast heb je in principe alleen toegang tot het internet nodig en een laptop of een smartphone en je hebt al toegang. Naast de makkelijke toegang is het vaak ook zo dat er automatisch back-ups worden gemaakt van jouw administratie. Een online pakket biedt verschillende mogelijkheden die ook nog later worden beschreven. Uiteraard heb je ook nog altijd een offline pakket.

Offline: Het voordeel van een offline pakket is dat je de software vaak op één computer installeert, waardoor het meer veiligheid biedt tegen bijvoorbeeld hackers. De nadelen van een offline programma zijn tegenwoordig wel in de meerderheid, aangezien je bijvoorbeeld wel vastzit aan de beveiliging van de eigen computer (Antivirus) of het regelmatig maken van back-ups. Een karwei waar niet elke ondernemer op zit te wachten.

Debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer is uiteraard erg belangrijk voor de ondernemer. Wanneer dit niet goed wordt bijgehouden kan je als ondernemer kans lopen om inkomsten te missen. Er zijn natuurlijk altijd klanten die niet direct betalen. Het zou natuurlijk handig zijn, wanneer het systeem ook herinneringen bijvoorbeeld eruit kan sturen. De bedoeling is wel dat je niet totaal afhankelijk wordt van het systeem, zorg er daarom voor dat alles netjes en accuraat wordt bijgehouden en zorg dat je facturen tijdig boekt.

Crediteurenbeheer

Wanneer het crediteurenbeheer in het systeem overzichtelijk is, ben je als ondernemer als een heel eind op weg. Het juiste boekhoudprogramma zorgt ervoor dat de verschuldigde bedragen aan de crediteuren op tijd worden betaald. Wanneer je ook hierin alles netjes bijhoudt, zal je verder geen problemen ondervinden wanneer het einde van een kwartaal nadert.

Digitale facturatie?

Mocht je digitaal facturen, dan is het natuurlijk ook handig wanneer externe partijen zoals leveranciers ook digitale facturen sturen. Er zijn namelijk meer bedrijven dan men in eerste instantie denkt die nog factureren in papieren vorm.
In een boekhoudprogramma is het vaak mogelijk om deze te combineren met een factuurprogramma. Het voordeel hiervan is dat je de digitale facturatie direct kan verwerken in je inkoopboek. Dit scheelt enorm veel tijd in het digitaliseren en uploaden van digitale facturen.

Optimalisatie en vernieuwing

Zoals eerder besproken is het fijn wanneer je weet dat er een back-up wordt gemaakt van jouw administratie. Wanneer je namelijk alles kwijtraakt, dan is het herstel eindeloos. Iets wat je vanaf het begin direct wil voorkomen. Daarnaast is het hebben van continue optimalisatie belangrijk. Veel leveranciers bieden een pakket die ze altijd aan het door ontwikkelen zijn, dat is positief aangezien het programma daarmee nooit in verval raakt. Veel programma’s bieden daarnaast ook koppelingen aan met bijvoorbeeld een bank, waarbij alle gegevens van en naar de bank automatisch worden verstuurd. ING bank heeft een dergelijke koppeling met verschillende systemen.

Toegang verlenen tot de software

Wanneer je samenwerkt met een partner de accountant moet de administratie controleren, dan is het mogelijk om toestemming te geven in een boekhoudpakket om zo de data en gegevens in te kunnen zien en deze te wijzigen.

Support en klantenservice

Waar je nog meer op kunt letten is of de leverancier een klantenservice heeft en daarmee support kan bieden. Niets is fijner dan antwoorden te krijgen op jouw vragen wanneer je ergens mee vastloopt. Kijk ook goed hoe de klantenservice is beoordeeld, wanneer er alleen maar klachten zijn en men wordt niet goed geholpen, dan kan je beter naar een andere kijken.

Gebruikersgemak en financieel inzicht

Wanneer je als ondernemer alleen de financiën doet, is het in ieder geval fijn wanneer het systeem de juiste gebruikerservaring heeft waar jij naar op zoek bent. Het is natuurlijk efficiënt wanneer je direct financieel inzicht hebt met als gevolg dat je direct weet hoe je ervoor staat. Wanneer het programma lastig is om te begrijpen, dan is dat zonde van de tijd. Je wilt natuurlijk direct zo snel mogelijk aan de slag.

Overstappen?

Het is wettelijk verplicht voor elke ondernemer om de administratie zeven jaar te bewaren. Dit betekent dat het handig is wanneer het boekhoudsysteem een functie biedt waarbij je makkelijk gegevens kan exporteren zodat je dit makkelijk over kan zetten naar een andere aanbieder. Op die manier kan je ook binnen die zeven jaar overstappen wanneer je dit zou willen.

Werk en Privé

Wanneer je als ZZP’er werkt of je werkt als zelfstandige binnen een onderneming, is het verleidelijk om vooral in het begin de administratie van werkzaken en privézaken door elkaar te gebruiken. Dit is niet aan te raden. Houd daarom vanaf het begin altijd de scheiding aan tussen werk en privé. Uiteraard boek je ook alle administratie vanuit jouw zakelijke rekening, het is daarom belangrijk om deze te koppelen in je softwareprogramma, zodat je uiteindelijk geen correcties hoeft te doen.

Als ondernemer is het noodzaak om de juiste programma´s te hebben die je zo efficiënt mogelijk kan inzetten. Zakelijke Software heeft daarom de beste boekhoud programma´s op een rij gezet om het voor jou makkelijk te maken. Naast boekhoudprogramma´s en factuurprogramma´s is het noodzaak om zaken zoals een crm-systeem ook in orde te hebben. Bekijk daarom het beste CRM-systeem dat Zakelijke Software heeft beoordeeld.  

Zie hier op basis van onze keuze de ideale partijen