Vaak blijkt een factuur maken een hele opgave te zijn voor ondernemers. Het gebruik van een voorbeeld factuur kan zodoende een slimme keuze zijn! Met een rekening voorbeeld krijg je een goed beeld van de elementen die in een factuur moeten worden opgenomen. Denk bijvoorbeeld aan je eigen bedrijfsgegevens, de gegevens van je zakenpartner, de kosten per product, het aantal afgenomen producten, enzovoorts. Het is belangrijk om een voorbeeld factuur te volgen, om er zeker van te zijn dat je zelfontworpen factuur aan de eisen van de Belastingdienst voldoet. Er staan hoge boetes op administraties die niet volledig zijn, of niet op de juiste manier zijn opgebouwd. Door een facturen voorbeeld te gebruiken is de kans relatief klein, dat je factuur niet aan deze eisen voldoet.
Verschillende soorten voorbeeld facturen
Facturen kunnen in verschillende vormen voorkomen. Denk bijvoorbeeld aan het verschil van een nota met losse producten en een rekening met het aantal uren wat een vakman gewerkt heeft. Dergelijke verschillen in de geleverde diensten of services kunnen ook voor een verschil op de factuur zorgen. Door vooraf een voorbeeld factuur te downloaden, krijg je een beter beeld van de verschillen. Zoek bijvoorbeeld eens naar een voorbeeld factuur voor een ZZP’er die uren in rekening brengt, in plaats van losse producten aanbiedt. Vaak wordt aangegeven waar de uren aan besteed zijn. Ook is het mogelijk om een factuur te combineren met een urenregistratie, waarin per uur wordt vastgelegd welke werkzaamheden zijn uitgevoerd.
Bij een nota voorbeeld voor een bedrijf die enkel losse producten levert, ziet de factuur er wellicht overzichtelijker uit. Nu wordt op iedere regel een geleverd product genoemd, met daarbij het aantal producten wat is verkocht en de totale prijs hiervan. Mocht een klant meerdere producten besteld hebben, dan worden deze op nieuwe regels aan de factuur toegevoegd.
Belangrijke elementen van een rekening voorbeeld
Zoals reeds beschreven werd, moet een factuur template aan verschillende eisen voldoen. Zo is het een vereiste dat je de bedrijfsgegevens, inclusief je KVK- en BTW-nummer, op de factuur vermeldt. Ook is het belangrijk om het ontvangen BTW-bedrag op de factuur te vermelden. Dit bedrag wordt vaak weergegeven tussen het bedrag excl. BTW en het totaalbedrag incl. BTW. Vermeld hier altijd welk BTW-percentage gebruikt wordt. Dit kan per productgroep verschillen. Kijk op de website van de Belastingdienst, om te zien welk percentage je in rekening moet brengen bij klanten. Het BTW-bedrag sta je aan het eind van ieder kwartaal af aan de Belastingdienst.
Tot slot is het belangrijk om de factuur van de benodigde administratieve gegevens te voorzien. Denk aan de factuurdatum, het factuurnummer en het klantnummer die in de factuur template moeten worden opgenomen. Evenals dat het belangrijk is om een uiterste betaaldatum op de factuur te vermelden. De uiterste betaaldatum kan ook vervangen worden voor een betaaltermijn. Zo weten klanten precies wanneer de factuur betaald moet zijn!
Herinnering factuur voorbeeld
De meeste klanten zullen de (proforma) factuur binnen de gestelde termijn betalen. Het kan echter voorkomen dat een betaling te laat of helemaal niet wordt ontvangen. In zo’n geval
kan het slim zijn om een betalingsherinnering te versturen. In zo’n betalingsherinnering verzoek je de klant op een nette manier, om de betaling alsnog te voldoen. Een herinnering factuur voorbeeld is net als een facturen voorbeeld zelf, op internet te downloaden. Pas in zo’n voorbeeld alle gegevens aan naar je eigen bedrijfsgegevens en verstuur deze vervolgens naar de klant. Het kan slim zijn om de herinnering aangetekend te versturen. Zo belandt de brief niet op een grote stapel met brieven, die nog door de klant moeten worden afgewerkt.
Of bekijk onze top 3 hier onder.
- STARTER, ZZP & MKB
- Eenvoudige administratie software voor dienstverlenende ondernemers
- Uren- en ritten registratie
- Offertes & facturen
- Gratis hulp en ondersteuning
- Gebruiksvriendelijk
- Goede beoordelingen
- STARTER, ZZP & MKB
- Boekhouden en relatiebeheer is 15 maanden gratis voor starters
- Gratis voor starters
- Relatiebeheer
- Groeit mee met bedrijf
- Geschikt voor webwinkels
- Ook facturatie & Projecten
- ALLE TYPE BEDRIJVEN
- Complete boekhouding in de cloud met veel software koppelingen
- Veel rapportages
- Professioneel pakket
- Groeit mee met het bedrijf
- Veel koppelingen mogelijk
- Scan en herken software
Aanmaning factuur voorbeeld
Mocht de klant de factuur ook na het versturen van de betalingsherinnering nog niet betalen, dan kun je een aanmaning factuur voorbeeld downloaden. Met een aanmaning verzoek je de klant dringend om de factuur binnen een gestelde termijn te betalen. Mocht een klant dit alsnog niet doen, dan kun je vervolgstappen zetten. Houd er rekening mee dat het versturen van een aanmaning pas mogelijk is, nadat de wettelijk gestelde betalingstermijn voor een factuur verlopen is. Daarbij is het vaak verstandig om voorafgaand aan een aanmaning altijd een betalingsherinnering te versturen. Het kan immers voorkomen dat de klant de factuur over het hoofd gezien heeft. Door eerst een herinnering te versturen, voorkom je dat de band met een klant verslechtert.
Factuur voorbeeld in een online programma
Een voorbeeld van een factuur kun je als Word- en Excel-bestand op internet downloaden. Steeds vaker kiezen bedrijven er echter voor, om een online factuurprogramma te gebruiken. In zo’n programma vind je verschillende factuur voorbeelden, met ieder een eigen opmaak en indeling. Je kunt deze opmaak vaak iets aanpassen, zodat het factuur voorbeeld beter aansluit op de huisstijl van je organisatie. Dit komt professioneler over op klanten! Door voor een factuur voorbeeld in een online programma te kiezen, ben je ervan verzekerd dat het rekening voorbeeld over alle verplichte elementen beschikt. Vaak worden deze voorbeelden van facturen namelijk door boekhouders opgesteld.
Door eerst een gratis factuurprogramma op internet te gebruiken, kun je een x aantal van deze voorbeeldfacturen versturen. Houd er hierbij rekening mee, dat je aan een bepaalde limiet vastzit. Als deze limiet bereikt is, bijvoorbeeld vijftien facturen per maand, dan kun je overstappen naar een betaald lidmaatschap. Het gratis account geeft je echter een goede eerste indruk van de kwaliteit van een online factuurprogramma. Vaak is een factuurprogramma onderdeel van een compleet online boekhoudprogramma. Je kunt het factuurprogramma hier als een losse module aan toevoegen.
Boekhouder inschakelen voor een factuur voorbeeld
Tot slot is het mogelijk om zelf een boekhouder in te schakelen. Een boekhouder kan je niet alleen een factuur voorbeeld toesturen, maar je ook helpen deze aan te passen naar je eigen bedrijfsgegevens. Zo ben je ervan verzekerd, dat de factuur aansluit bij de eisen van de Belastingdienst. Ook kan het verstandig zijn om de hulp van een boekhouder in te schakelen voor het bijhouden van de administratie van je organisatie. Zeker in de beginfase van een bedrijf is het fijn om goed van start te gaan, met een administratie die aan de eisen van de Belastingdienst voldoet.
