Goede bedrijfssoftware vinden kan lastig zijn. Maak uw zoektocht makkelijker via Zakelijkesoftware.com.

Facturatie

Wat moet er in een offerte?

Invoice

Veel bedrijven hebben aparte zakelijke software voor het opmaken van een offerte en opmaken van een factuur. Zonde! Omdat combineren veel sneller en nauwkeuriger is. Met de juiste zakelijke facturatiesoftware zet je een offerte gemakkelijk om in een factuur. En dat biedt vele voordelen, voor ieder type ondernemer en elke financiële administratie, groot of klein. Met deze pakketten is de volgende vraag makkelijk te beanwoorden: Wat moet er in een offerte?

Top 3 offerte & Facturatie software

moneymonk 150
20p/m
  • STARTER, ZZP & MKB
  • Eenvoudige administratie software voor dienstverlenende ondernemers
  • Uren- en ritten registratie
  • Offertes & facturen
  • Gratis hulp en ondersteuning
  • Gebruiksvriendelijk
  • Goede beoordelingen
eboekhouden
7.95p/m
  • STARTER, ZZP & MKB
  • Boekhouden en relatiebeheer is 15 maanden gratis voor starters
  • Gratis voor starters
  • Relatiebeheer
  • Groeit mee met bedrijf
  • Geschikt voor webwinkels
  • Ook facturatie & Projecten
twinfield 150
42p/m
  • ALLE TYPE BEDRIJVEN
  • Complete boekhouding in de cloud met veel software koppelingen
  • Veel rapportages
  • Professioneel pakket
  • Groeit mee met het bedrijf
  • Veel koppelingen mogelijk
  • Scan en herken software

Alles in 1

“Is die offerte eigenlijk al gefactureerd?” Met één compleet systeem zie je nooit meer iets over het hoofd. Zo voorkom je slordigheden en fouten. Vooral voor grote organisaties, waar meerdere mensen verantwoordelijk zijn voor het opmaken en versturen van offertes en factureren, is dit voordelig. Iedereen die in de software inlogt ziet de huidige stand van zaken wat er geoffreerd en gefactureerd is en wat niet. Ook voor kleine ondernemers en ZZP’ers is alles in 1 handig, omdat zij vaak zelf hun offertes en facturen opmaken en met nog honderd andere dingen bezig zijn. Een foutje is dan zo gemaakt.

Geautomatiseerde workflows

Met de juiste zakelijke facturatiesoftware zet je binnen een handomdraai je offerte om naar een factuur. Vele malen sneller dan twee keer dezelfde handeling uitvoeren en twee keer dezelfde inhoud typen, maar dan in een ander systeem. Door de geautomatiseerde workflows is ook de kans op ruis en fouten een stuk kleiner. Wanneer je alles combineert in dezelfde facturatiesoftware kun je eenvoudig de inhoud van de offerte die geaccordeerd is 1-op-1 overnemen op de factuur of eventuele wijzigingen doorvoeren, als de daadwerkelijk bestelling of opdracht afwijkt van wat geoffreerd is. Kortom, door alles te combineren in dezelfde facturatiesoftware bespaar je heel veel handelingen en dus tijd!

Consistente inhoud en uitstraling

Met twee verschillende softwarepakketten krijg je tevens twee verschillende lay-outs. Alles in dezelfde lay-out opmaken met een consistentie inhoud en uitstraling staat een stuk professioneler. Ook daarom is het aan te raden om je offerte en factuur voortaan in dezelfde facturatiesoftware op te maken. Voor een professionele uitstraling, want je bent immers een professionele ondernemer met een professioneel bedrijf.

Eén pakket, éen investering,  één training

Eén compleet facturatiepakket om offertes en facturen op te maken, betekent ook één investering en één training om de gebruikers wegwijs te maken. Dat scheelt tijd en geld! Kennis overdragen is eenvoudig en ook kennisdelen wordt gemakkelijker. Iedereen werkt immers met dezelfde facturatiesoftware, zowel de salesafdeling als de financiele afdeling.

Hoe ziet een goede offerte eruit? Wat moet er in een offerte?

Een goede offerte maken; het lijkt zo gemakkelijk en toch worden er nog talrijke onoverzichtelijke slordige offertes verstuurd. Een gemiste kans, dat kan beter! Een aantal aandachtspunten waar een goede offerte aan moet voldoen.

1. Overzichtelijk

Een goede offerte is een duidelijke offerte. Je klant heeft je om een prijsopgave gevraagd en wil graag in een oogopslag zien wat je aanbiedt. Vermijd daarom lappen overbodige tekst en beperk je offerte tot een overzichtelijke prijsopgave. Voeg eventuele extra toelichting toe in een bijgevoegd voorstel en/of begeleidende e-mail.

2. Aantrekkelijk

Natuurlijk is ook de opmaak en uitstraling van je offerte belangrijk. Presenteer jezelf als een professional en je bedrijf als een professionele zakenrelatie. Inhoud gaat boven uitstraling, maar desalniettemin is een aantrekkelijke offerte prettiger om te lezen dan een slordig opgemaakte offerte met een onprofessionele uitstraling.

3. Verwijzing algemene voorwaarden

Het is niet verplicht, maar wel aan te raden om een verwijzing te maken naar je algemene voorwaarden, als je die hebt. Dek je levertijden en aansprakelijkheid bijvoorbeeld goed in. Door akkoord te vragen op je algemene voorwaarden, nog in de offertefase, voorkom je eventuele latere conflicten.

4. Complete gegevens

Jouw bedrijfsgegevens, de klantgegevens, het offertenummer, de datum, een korte toelichting van de gevraagde werkzaamheden, het (uur)tarief of de totale (stuks)prijs, het btw-percentage en de geldigheidsduur moeten in een offerte worden opgenomen. Zorg voor een complete offerte, om vertraging te voorkomen.

5. Call to action (CTA)

Vraag de klant om akkoord op je offerte, door zijn handtekening te zetten of per e-mail akkoord te geven. Je kunt hier ook subtiel op inspelen door korting te geven of bijvoorbeeld iets extra’s weg te geven als de klant binnen twee dagen akkoord geeft.

Een professionele factuur

Eigenlijk gaan de voorgaande aandachtspunten voor een goede offerte ook op voor het maken van een professionele factuur, met een aantal belangrijke nuances. Daar waar je in de offertefase je klant wil informeren en interesseren om met jou in zee te gaan, heeft de klant in de facturatiefase reeds je product of dienst afgenomen waar hij nu voor dient te betalen. Een andere call to action dus.

  1. Vermeld geleverde producten en/of dienstenDe belangrijkste informatie op een factuur zijn de geleverde producten en/of diensten waar de klant voor dient te betalen. Deze moeten duidelijk omschreven zijn en overeenkomen met hetgeen wat geleverd is. Wanneer je de offerte en factuur in dezelfde facturatiesoftware opmaakt, kun je dit gemakkelijk overnemen van je offerte. Check echter wel of dit ook daadwerkelijk geleverd is, voordat je de factuur verstuurt! Het kan zomaar zijn dat bij de levering toch een uur minder of meer is besteed, een schroefje meer of minder geleverd is of dat die ene extra snoer niet nodig was.
  2. Heeft een datum geleverde producten en/of dienstenHelp de klant een handje, door de datum van de geleverde producten en/of diensten te vermelden. Vooral als je op basis van uurtarief een factuur verstuurd en een langlopende opdracht hebt afgerond is het slim om de data van de werkzaamheden erbij te vermelden. Dit scheelt tijdrovend uitzoekwerk voor de klant. De kans dat je factuur sneller uitbetaald wordt is dus groter.
  3. BetaalmethodeGeef duidelijk weer hoe en waar de klant de factuur kan betalen, om de kans op een soepele, snelle betaling te vergroten. Voorkom dat de klant op zoek moet naar ontbrekende gegevens. Dit neemt onnodig tijd in beslag en vertraagt de betaling. Vergeet ook absoluut de bankrekening niet.
  4. BetaalperiodeGeef de periode aan waarbinnen de factuur betaald dient te worden. Hier gelden tevens wettelijke regels en verplichtingen voor.
  5. Heeft een referentie

Lees meer over war wij op Zakelijksoftware.com de beste facturatiesoftware vonden.

Gerelateerd
Facturatie

Een Offerte: Waar moet je op letten?

Facturatie

Is Gratis Offerte Software echt Gratis?

Facturatie

Voorbeelden van Verschillende Facturen

Facturatie

De Belangrijke Elementen van een Factuur

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *