Software

Zo Maak je een Factuur in Word

factuur in word maken

Als ondernemer is het versturen van facturen een belangrijk onderdeel van je activiteiten, zonder factuur immers geen betaling. Maar hoe gaat dit eigenlijk in zijn werk? In onderstaand blog bieden wij jou de juiste handvatten en tools om op een gemakkelijke manier facturen te versturen en geven we je informatie over de huidige regelgeving rondom de facturatie, zodat jouw facturen altijd voldoen aan de geldende eisen.

Een factuur maken in Word of Excel

Er zijn verschillende manieren voor het opstellen van een factuur. Eén van de meest bekende manieren om een professionele factuur op te maken is middels de office-programma’s Word en Excel. Dit is met name geschikt voor wanneer je net gestart bent met je zaak en nog niet veel hoeft te factureren. Je kunt hierbij gebruik maken van diverse Word templates, dit zijn voorbeelden van facturen die je kunt gebruiken als basis voor jouw eigen factuur. Ook voor Excel zijn diverse templates beschikbaar. Je kunt de opmaak en lay-out uiteraard zelf wijzigen en er je eigen draai aan geven, door bijvoorbeeld je eigen logo en/of slogan toe te voegen.

Templates / Voorbeeldfacturen die je direct in Word kan gebruiken

voorbeeld factuur simpel

voorbeeld factuur simpel word

Een simpel voorbeeldfactuur wat je direct gratis in word kan gebruiken is deze service factuur. deze bevat eigenlijk alles wat je minimaal nodig hebt. Een Designwedstrijd ga je er niet mee winnen maar dit is we het makkelijkste om snel via Word een factuur te maken.

Op de website van Office ( Word en Excel) staan alle gratis templates

voorbeeldfacturen zowel van word als excel

voorbeeldfacturen zowel van word als excel

Op de website van Office.com staan alle voorbeeldfacturen op een rij, deze kan je gratis downloaden en gebruiken om jouw word of excel factuur gratis op te maken.

 

 

Houd er bij het maken van een factuur in Word wel rekening mee dat de factuur moet voldoen aan alle wettelijke eisen en dat de factuur er professioneel uit moet zien. De factuur is immers een professionele uiting van jouw bedrijf!

Het volgende moet er minimaal op de factuur in Word bestaan

Wat moet er op de factuur staan?

Voor facturen zijn een aantal wettelijke eisen. Zo moeten de onderstaande zaken in ieder geval vermeld staan op je factuur:

  1. Je BTW-identificatienummer
  2. Je KVK-nummer
  3. De factuurdatum en het factuurnummer (let op: je facturen moeten doorlopend genummerd zijn)
  4. De datum van levering van je goederen en/of diensten
  5. De naam en het adres van zowel jouw bedrijf en (het bedrijf van) de klant
  6. De goederen of diensten die je levert
  7. Het aantal goederen of uren die je in rekening brengt
  8. De prijs exclusief BTW
  9. Het bedrag aan BTW dat is berekend

Als het factuurbedrag inclusief BTW €100,- of minder bedraagt, mag je gebruik maken van een versimpelde factuur. Hierop hoef je minder gegevens te vermelden, namelijk:

  • De factuurdatum
  • Jouw naam en adresgegevens (bedrijf)
  • Welke goederen of diensten je hebt geleverd
  • Het BTW-bedrag en percentage

Je hoeft natuurlijk niet een aparte factuur te maken voor kleine bedragen! Je kan je dus beter focussen op de uitgebreide variant. 

Wanneer je zakendoet met buitenlandse partijen in de EU gelden ook weer andere regels, deze kun je hier nalezen:  Belastingdienst Facturen EU Regels.

Hoe lang moet ik mijn facturen bewaren?

Alle facturen die je verstuurt of ontvangt, bewaar je in je administratie. Dat is verplicht, want de Belastingdienst moet jouw administratie kunnen controleren. Je bewaart de facturen in de vorm waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen. Digitale facturen druk je dus niet af, maar sla je digitaal op. Je bewaart de facturen 7 jaar. Facturen over onroerende zaken moet je 10 jaar bewaren. Ook facturen voor onderstaande diensten moet je 10 jaar bewaren:

  • Elektronische diensten;
  • Telecommunicatiediensten;
  • Radio- en televisieomroepdiensten.

Facturen en bonnetjes mag je ook scannen en digitaal bewaren, wel moet je er dan voor zorgen dat de originele factuur/bon volledig wordt weergegeven.

Factureren met Word vs factureren met andere facturatie software

Je boekhouding en facturen bijhouden in Word of Excel is een prima optie, maar wees je er wel van bewust dat er online steeds meer goede facturatie software beschikbaar is waar je veelal gratis gebruik van kunt maken. Het risico wat je loopt met de programma’s Word en Excel is dat er veel tijd in gaat zitten en er snel een foutje kan sluipen in details op de factuur of in de spreadsheets. Soms kan het ook erg lang duren voordat je de administratie dan weer op orde hebt.

Door gebruik te maken van facturatie software kun je veel tijd besparen en voorkom je fouten. Facturatie software hoeft ook niet eens duur (of überhaupt betaald) te zijn! Er zijn diverse goede opties beschikbaar, zoals:

  • Moneybird Met Moneybird kun je je volledige administratie regelen: facturen, bonnetjes inboeken, offertes, btw-overzichten, iDeal of PayPal op je factuur en een app zijn beschikbaar. Met de gratis versie verstuur je maximaal 3 facturne per maand.
  • e-Boekhouden Is momenteel het meest populaire pakket, hiermee maak, beheer en verstuur je facturen online in je eigen huisstijl met iDeal-link.
  • Gekko Met Gekko kun je onbeperkt gratis facturen maken, uren en ritten bijhouden en een winst- en verliesrekening maken. Met een premium-abonnement krijg je extra mogelijkheden voor de opmaak van je factuur of het toevoegen van extra handelsnamen.
  • Gratis Optie: Google Docs Met Google Docs kun je gebruik maken van diverse templates en sjablonen om jouw facturen te maken, hierbij hoef je alleen nog jouw gegevens in te vullen. Een voordeel van Google Docs is dat het gratis toegankelijk is en gemakkelijk in te zetten. Google docs werkt in principe identiek aan Word.
Gerelateerde artikelen
Software

Exact Go stopt

Software

Met software om bonnetjes te scannen bespaar je tijd

Software

ERP systemen per branche

BoekhoudingSoftware

Monday vs Yoobi vs AFAS

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *